Lockbox: услуга сбора дебиторской задолженности

Lockbox — это банковская услуга, которая автоматизирует процесс сбора и обработки дебиторской задолженности. Платежи от клиентов поступают на специальный почтовый ящик, доступный банку, который сканирует документы, обрабатывает информацию и зачисляет средства на счёт компании. Эта услуга значительно упрощает работу финансовых отделов и ускоряет поступление денежных средств.

Услуга, предоставляемая коммерческими банками

В банковском деле lockbox — это услуга, которую коммерческие банки предоставляют организациям для упрощения сбора и обработки дебиторской задолженности. Суть услуги заключается в том, что платежи от клиентов компании поступают непосредственно на адрес, доступный банку.

Общие сведения

В общем случае lockbox представляет собой почтовый ящик (PO box), доступный банку. Компания может заключить договор на услугу lockbox со своим банком для получения платежей от клиентов. Клиенты компании отправляют свои платежи на этот почтовый ящик. Затем банк собирает и обрабатывает эти платежи напрямую и зачисляет их на счёт компании. Компании, работающие в нескольких регионах, могут открыть отдельные lockbox-ы в банках разных регионов и предоставить своим клиентам соответствующие адреса для отправки чеков.

Типичная стоимость услуги составляет от нескольких центов до одного доллара и более за одну операцию.

Обычно доступны два типа услуги lockbox. Стандартная услуга предусматривает физическое сканирование платежей (чеков), сопроводительных документов, прочей корреспонденции и обычно конверта, в котором всё это было отправлено.

Более дорогостоящая услуга включает то же сканирование, но дополнительно информация из сопроводительных документов (например, список номеров счетов, кредит-ноты и прочее, которые плательщик ожидает использовать для сверки) вводится в основной текстовый документ, содержащий данные чека (через MICR-код). За такую услугу обычно взимается плата за каждый введённый символ.

Услуги lockbox иногда называют «услугами обработки платежей» или «обработкой переводов».

Одно из преимуществ услуги lockbox для коммерческого клиента заключается в том, что он может содержать специальные почтовые ящики в разных местах по всей стране, и клиент отправляет платёж на ближайший lockbox. Компания уполномочивает банк проверять эти ящики столь часто, насколько это целесообразно с учётом объёма ожидаемых платежей. Поскольку сбор осуществляет банк, полученные средства немедленно зачисляются на счёт компании без предварительной обработки её бухгалтерской системой, что ускоряет поступление денежных средств.

Оптовые и розничные услуги

Услуги lockbox обычно подразделяются на оптовые и розничные.

Розничные lockbox-ы предназначены для компаний с большим объёмом потребительских платежей, таких как оплата коммунальных услуг, платежи по кредитам и т. д. Такие платежи часто включают стандартизированный «платёжный купон».

Оптовые lockbox-ы используются для корпоративных платежей между компаниями и обычно включают суммы, превышающие суммы розничных операций. Такие операции обычно не включают стандартизированный платёжный купон и требуют от банка большего ручного труда при обработке.

Электронное преобразование

С появлением технологии усечения чеков стало обычной практикой «захватывать» изображения чеков и связанной документации (например, платёжных купонов) в цифровом формате для использования в компьютерных системах (в формате TIFF, JPEG или PDF). Эти файлы затем могут подвергаться OCR и проверке данных, когда уверенность в распознавании символов низкая, а затем может проводиться дополнительная специализированная обработка. Банки часто используют специализированное оборудование для обработки почты и сканирования документов, способное сканировать сотни или тысячи чеков в минуту.

Специализированное программное обеспечение повышает производительность клиентов банков, позволяя им получать электронные данные и изображения от банка. Существует автоматизация, которая может быстро перемещать изображения в системы управления документами, системы рабочих процессов и бухгалтерские системы. В сфере здравоохранения эти данные преобразуются в формат EDI 835 5010 ERA (электронное уведомление о платеже).

В соответствии с законом Check 21 Act (Закон об ускорении чеков) большинство услуг lockbox преобразуют чеки в электронные изображения, бумажные чеки уничтожаются, а электронные чеки отправляются в электронном виде в исходящий банк.

Услуги онлайн-платежей

Многие онлайн-услуги электронных платежей не являются полностью онлайн-сервисами. Получатель платежа может быть не готов принимать электронные платежи, поэтому сервис платежей распечатает большое количество бумажных чеков и отправит их на lockbox, где они будут обработаны вместе со всеми остальными бумажными чеками.

Аутсорсинг в другие страны

Передача данных с бумажного носителя в электронный формат требует трудоёмкой ручной работы по вводу данных. Это привело к тому, что компании начали «передавать» ввод информации со счетов в другие страны (например, в Индию), где имеется большое количество рабочей силы, что в конечном итоге помогает снизить затраты.

Как работает lockbox